Vodnik je namenjen predvsem uredništvom in izdajateljem znanstvenih monografij v podporo za ustrezno oblikovanje in jasno navajanje informacij na spletnih straneh o založniških politikah odprtega dostopa in možnostih odprtodostopnega objavljanja raziskovalcev. Informacije o odprtem dostopu, avtorskih pravicah in izpolnjevanju zahtev financerjev so pogosto nedosledno predstavljene, zato vodnik spodbuja bolj pregledno in usklajeno prakso, kar prispeva k večji transparentnosti odprtodostopnega znanstvenega založništva.

Monografija mora ima lasten spletni naslov (URL), na katerem so trajno dostopni podatki o monografiji in njeno celotno besedilo. Celotno besedilo monografije oziroma, kadar je ta objavljena po poglavjih, vsa poglavja naj bodo dostopna v priporočljivih v priporočljivih formatih (npr. PDF, EPUB, XML ali HTML).

Na spletni strani, kjer je objavljena monografija, morajo biti na voljo naslednje informacije:

• naveden ISBN (mednarodna standardna knjižna številka) odprtodostopne izdaje na spletni strani in v sami monografiji,
• uredniška politika (namen in cilji monografije, pogoji sprejema in procesiranja, način in trajanje recenzijskega postopek, poimenska sestava uredniških organov, tehnična navodila za pripravo monografije oziroma oddanega rokopisa),
• izjava o varovanju podatkov – zbiranje in uporaba osebnih podatkov revije mora slediti standardom, ki temeljijo na Splošni uredbi EU o varstvu podatkov (GDPR),
• izjava o spoštovanju založniških in akademskih etičnih standardov – objave naj upoštevajo smernice COPE (Odbor za etiko znanstvenega objavljanja) za zagotavljanje poštenih uredniških odločitev in spoštljivega odnosa do avtorjev.

Celotno besedilo odprtodostopne monografije mora biti ob izdaji takoj in brezplačno dostopno na spletni strani monografije oziroma založnika.

Na spletni strani monografije oz. založnika mora biti jasno objavljena politika odprtega dostopa, bodisi v splošnih informacijah o monografiji  bodisi v posebnem poglavju. Informacije o politiki odprtega dostopa naj poleg izjave o zagotavljanju takojšnjega in brezplačnega dostopa do vsebin vsebujejo:

• informacijo o odprtodostopnosti monografije, iz česar je razviden model odprtega dostopa (npr. diamantni),
• izjavo o dovoljenih načinih uporabe – npr. da je vsebino dovoljeno brati, prenesti, kopirati, distribuirati, predelati in nadalje uporabljati ob navedbi avtorja, skladno z izbrano licenco,
• točno navedbo licence – priporoča se uporaba licenc Creative Commons (npr. CC BY 4.0),
• pregledne informacije o stroških objave – če gre za diamantni odprti dostop, naj izrecno navede, da za objavo ne zaračunava nobenih stroškov, če gre za zlati odprti dostop, naj bo bo navedba BPC (Book Processing Charges) oz. CPC (Chapter Processing Charges) stroškov pregledna.

Obvestilo o avtorskih pravicah in uporabi prostih licenc naj bo jasno napisano. Skladno s politikami odprtega dostopa avtorji v celoti zadržijo avtorske pravice oz. materialne avtorske pravice na založnika prenašajo le neizključno. Avtorji založniku dovolijo prvo objavo njihovega dela pod izbrano licenco, ki določa nadaljnje pogoje uporabe dela (dovoljene so CC BY 4.0, CC BY-SA 4.0, CC BY-NC 4.0 ali CC BY-ND 4.0). Izbrana licenca naj bo jasno navedena na spletnem mestu monografije in v monografiji sami. Če monografija (npr. zbornik) vključuje več avtorskih del, mora biti licenca navedena pri vsakem posameznem delu.

Primer navedbe obvestila o avtorskih pravicah v monografiji:

»© 2025 Avtor(ji). Ta monografija je na voljo pod pogoji licence Creative Commons Priznanje avtorstva 4.0 Mednarodna (CC BY 4.0).«

Primer navodil za avtorje (na spletni strani monografije):

»Avtorji obdržijo materialne avtorske pravice, založniku dovolijo objavo njihovega dela pod pogoji licence Creative Commons Priznanje avtorstva 4.0 Mednarodna (CC BY 4.0), kar pomeni, da je vsem uporabnikom dovoljeno kopiranje in razširjanje vsebin v kakršnemkoli mediju in obliki ter predelovanje vsebin v vse namene, tudi komercialne, pod pogojem, da primerno navedejo avtorja dela.«

Monografija mora zagotavljati skladnost z nacionalnimi politikami oz. zahtevami financerjev glede odprtega dostopa oz. priporočili kot sta Načrt S in Obzorje Evropa. Kolikor je monografija sofinancirana z javnimi viri (npr. s strani ARIS), mora biti to tudi jasno navedeno. Navedba mora vsebovati ime financerja, šifro ter naziv raziskovalnega projekta oziroma programa.

Vidnost, dostopnost in verodostojnost objavljenih znanstvenih vsebin se krepijo z vključevanjem monografij v mednarodne bibliografske zbirke podatkov, indekse in imenike. Odprtodostopne monografije naj bodo dostopne na uveljavljenih odprtodostopnih platformah za znanstvene knjige, kot je Open Access Publishing in European Networks (OAPEN) Library, ter indeksirane v mednarodnih imenikih oziroma storitvah, ki omogočajo najdljivost in dostop do odprtodostopnih knjigodprtodostopnih knjig, kot je Directory of Open Access Books (DOAB).

Monografija naj najdljivost, prepoznavnost in citiranje zagotavlja z uporabo trajnih identifikatorjev (kot npr. DOI) ali Handle), saj ti omogočajo zanesljivo povezovanje, citiranje in dolgoročno dostopnost digitalnih objektov. Priporočljivo je, da se trajni identifikatorji uporabljajo tudi za avtorje oz. raziskovalce (npr. Open Researcher and Contributor ID (ORCID) in za ustanove oz. raziskovalne organizacije (npr.  ROR).

Dostopnost monografije mora biti zagotovljena. Objavljena monografija je dostopna na spletni strani založnika, obvezni izvod pa je shranjen na portalu Digitalna knjižnica Slovenije – dLib.si, skladno z Zakonom o obveznem izvodu publikacij (UL RS, št. 69/06 in 86/09). Založnik opredeli pogoje za shranjevanje monografije (ali posameznih poglavij) v zaupanja vrednem repozitoriju.

Trajna digitalna hramba obsega tehnično zaščito, varnostno kopiranje in dolgoročno ohranjanje digitalnih vsebin. Založnik oziroma izdajatelj naj trajno dostopnost monografije zagotovi tudi v primeru prenehanja delovanja primarne spletne strani. V ta namen lahko uporablja repozitorije, ki zagotavljajo pogoje za dolgoročno hrambo, priporočljiva pa je tudi uporaba specializiranih storitev za trajno digitalno hrambo (npr. LOCKSS, CLOCKSS, Portico, Internet Archive ali druge storitve, priznane v okviru ustreznih mednarodnih registrov oziroma smernic za trajno hrambo). Izbrani način trajne hrambe naj bo naveden na spletni strani monografije oziroma založnika.

Priporočljivo je, da je spletno mesto objavljene monografije na voljo v slovenskem in angleškem jeziku.  Navedene informacije morajo biti enake v obeh jezikih.

Več informacij (v angleškem jeziku) je na voljo na naslednjih spletnih virih:

1. (OA Books toolkit) – spletna orodja za odprtodostopne monografije
2. DOAB – mednarodna baza recenziranih odprtodostopnih monografij
3. PALOMERA – priporočila za politike odprtodostopnih monografij
4. DIAMAS (standard, smernice in orodja diamantnega odprtega dostopa)